Schritt für Schritt

Im Befragungsportal (einmalig) registrieren, anmelden und in nur wenigen Schritten eine Befragung anlegen, durchführen und auswerten. Dazu können Sie sich hier informieren, wie Sie Schritt für Schritt im Portal vorgehen. Im Portal selbst leitet Sie die Menüführung automatisch durch die einzelnen Schritte.

 

Beachten Sie auch unsere Tipps zur Vorbereitung einer schulweiten Befragung. Sie finden diese und weitere Unterstützungsangebote sowie hilfreiche Kontaktdaten bei „Weitere Angebote“.

Eine schulweite Befragung anlegen und durchführen

0. Registrieren und anmelden

Um sich zu registrieren klicken Sie oben rechts auf der Seite auf den Button "registrieren" oder folgen Sie diesem Link zur Registrierung

Um sich zu registrieren benötigen Sie die dienstliche Schulleitungsadresse, die nach dem folgenden Muster aufgebaut sein muss: schulleitung@xxx.schulverwaltung.hessen.de.

Tragen Sie Ihre Registrierungsdaten ein. Anschließend erhalten Sie eine Mail mit einem Bestätigungslink, über den Sie Ihre Registrierung abschließen.

Mit dem bei der Registrierung von Ihnen selbst vergebenen Passwort, können Sie sich im Befragungsportal Schule anmelden. Bei der Erstanmeldung legen Sie eine Kontaktperson fest, die für Rückfragen zur Befragung zuständig sein wird.

 

Hinweis: Das Angebot, schulweite Befragungen durchzuführen richtet sich ausschließlich an Schulleiterinnen und Schulleiter. Sie können Ihre Anmeldedaten für die Nutzung des Portals aber auch (sorgsam) an entsprechend beauftragte Personen weitergeben. Diese Personen können im Folgenden ebenfalls Befragungen anlegen, durchführen und Ergebnisberichte abrufen.

1. Titel der Befragung festlegen

Im ersten Schritt geben Sie Ihrer Befragung einen aussagekräftigen Titel. Dieser erscheint bei der Bearbeitung der Fragebögen für die Teilnehmenden und sollte Ihnen und den Befragten wie eine Art leicht verständliche Überschrift zur Befragung dienen.

2. Inhalte und Gruppen auswählen

In diesem Schritt haben Sie zunächst die Möglichkeit, sich die Befragungsbausteine für alle Befragungsgruppen noch einmal in der vollständigen Vorschau anzusehen, um dann jene Bausteine auszuwählen, die Sie in Ihrer Befragung verwenden möchten.

Um Ihre Befragung zusammenzustellen, klappen Sie sich die Übersicht über die einzelnen Inhaltsbereiche auf und wählen Sie ganz konkrete Bausteine aus. Sie können entweder alle Gruppen befragen, für die zu diesem Baustein Fragen vorhanden sind, oder Sie wählen die jeweiligen Gruppen einzeln aus. Innerhalb eines Bausteins sind die Fragen für die verschiedenen Gruppen so formuliert, dass ein Perspektivenvergleich durchgeführt werden kann.

3. Mögliche Untergruppen anlegen (optional)

Im Regelfall werden bei schulweiten Befragungen alle Schülerinnen und Schüler, bzw. alle Eltern oder alle Lehrkräfte als eine Befragungsgruppe behandelt und jeweils als eine Gruppe angesprochen und zur Befragung eingeladen.

Wenn Sie eine differenzierte Befragung und Auswertung (z.B. nach unterschiedlichen Schulzweigen oder Jahrgangsstufen) durchführen möchten, dann können Sie in diesem Schritt jeweils bis zu 3 Untergruppen pro Befragungsgruppe bilden.

Wenn Sie sich für eine Unterteilung der Gruppe entscheiden, dann achten Sie bitte darauf, dass durch die Unterteilung alle Personen aus einer Gruppe vollständig auf die Untergruppen aufgeteilt sind. Zudem sollte sichergestellt sein, dass sich mindestens 5 Personen in der Untergruppe befinden.

4. Verteilung der Zugangsdaten auswählen

In diesem Schritt legen Sie fest, wie Sie die Befragungsgruppen bzw. etwaige Untergruppen zur Teilnahme an der Befragung eingeladen sollen.

Diese Entscheidung ist für jede Befragungsgruppe bzw. jede Untergruppe einzeln zu treffen und es können verschiedene Verfahren kombiniert werden. Es stehen Ihnen drei Optionen zur Verfügung:

  • Automatische Versendung der Zugangsdaten (TAN) per E-Mail: hierzu tragen Sie die Emailadressen der Teilnehmenden direkte im Befragungsportal ein (Sie können auch eine Liste von Emailadressen einkopieren). Zusammen mit der Aktivierung der Befragung versendet das System dann die Zugangsdaten per Email (deren Text Sie bearbeiten können) unmittelbar an die Teilnehmenden. Die Adressen, an die die Einladung versendet werden soll, tragen Sie direkt an dieser Stelle in das entsprechende Feld ein).
  • Verteilung der Zugangsdaten (TAN) über Ausdrucke: Bei dieser Option wird Ihnen ein PDF-Dokument erstellt, auf dem sich so viele Zugangslosungen (TANs) befinden, wie es zu Befragende in der Gruppe gibt. Sie können das Dokument herunterladen und für jeden Teilnehmer einen TAN ausschneiden und verteilen.
  • Verteilung der Zugangsdaten über Gruppen-TAN (direkter Link und QR-Code): Diese Option stellt Ihnen einen link zur Verfügung, in dem die TAN verschlüsselt ist. Sie können diesen link per Email (in einer selbst in ihrem lokalen Email-Programm erstellten) an die Teilnehmenden der einzelnen Befragungsgruppen  versenden. Zudem können Sie einen QR-Code erstellen, mit dem die Teilnehmenden Zugang zur Befragung erhalten.

Nachdem Sie sich bei jeder Gruppe für eine Form der Einladung entschieden haben, schätzen Sie ein, wie viele Teilnehmerinnen und Teilnehmer es in den verschiedenen Gruppen gibt. Jede Gruppe muss mindestens 5 Teilnehmer enthalten, damit die Befragung gestartet werden kann - UND: es müssen sich auch mindestens 5 Personen pro Befragungsgruppe (oder Untergruppe) an der Befragung beteiligt haben, damit eine Auswertung der Befragung erfolgt. 

5. Eigene Fragen ergänzen (optional)

Zusätzlich zu den gewählten Bausteinen (es muss mindestens ein Baustein ausgewählt sein), haben Sie die Möglichkeit, weitere eigene Fragen zu formulieren und zu ergänzen. Sie können dabei sowohl geschlossene Fragen, die abgestuft beantwortet werden, oder aber offene Fragen stellen.

Sie können dabei auswählen, welcher Befragungsgruppe Sie die eigene Frage stellen wollen, indem sie die Gruppe anhaken und die Frage in das entsprechende Eingabefeld eintragen. Wollen Sie mehreren Gruppen die "gleiche" Frage stellen, so geben Sie sie mehrmals in die Eingabefelder der verschiedenen Gruppen ein. Bitte beachten Sie dabei, dass manchmal andere Formulierungen für die "gleiche" Frage in den verschiedenen Gruppen vorgenommen werden sollten.

Sollten Sie unterschiedlichen Gruppen unterschiedliche ergänzende Fragen stellen wollen, so geben Sie entsprechend mehrere eigene Fragen ein und wählen jeweils nur die Gruppe aus, für die die Frage gedacht ist.

 

6. Einladungstexte formulieren (nur bei E-Mail-Versand der Einladung aus dem Befragungsportal)

Sollten Sie sich dafür entschieden haben, Befragungsgruppen oder Untergruppen per Email aus dem Befragungsportal direkt zu kontaktieren und Ihnen die Einladung zur Befragung zukommen zu lassen, so haben Sie in diesem Schritt die Möglichkeit den Text für diese Email zu formulieren. Ansonsten entfällt dieser Schritt.

7. Befragung prüfen und aktivieren

Im letzten Schritt sehen Sie eine Zusammenfassung Ihrer Befragungskonfiguration im Überblick und haben die Möglichkeit alle Entscheidungen zu Ansprechpartner, Befragungsinhalten und Befragungsgruppen, zu den gewählten Optionen der Einladung noch einmal zu prüfen und zu ändern.

Zudem können Sie sich die von Ihnen zusammengestellten Befragungen für die einzelnen Befragungsgruppen in der Vorschau anzeigen lassen.

Wenn alles korrekt ist, klicken Sie auf "Befragung aktivieren".

Damit ist Ihre Befragung "online" und kann von den Befragungsgruppen mit den entsprechenden Zugangsdaten bearbeitet werden. Gruppen, die per Email aus dem Befragungsportal direkt eingeladen werden, erhalten diese Email automatisch mit der Aktivierung der Befragung. Alle anderen Gruppen müssen noch entsprechend der gewählten TAN-Option von Ihnen eingeladen werden.

Befragung beenden und auswerten

Nachdem möglichst alle vorgesehenen Teilnehmerinnen und Teilnehmer an der Befragung teilgenommen haben, melden Sie sich erneut mit Ihren Zugangsdaten in Ihrem geschützten Bereich an. Unter "Laufende Befragungen" können Sie einsehen, wie viele Personen sich aktuell an der Befragung beteiligt haben. Durch einen einfachen Klick können Sie die Befragung nun beenden (wenn sich mindestens 5 Personen in einer Befragungsgruppe beteiligt haben). Ihr Ergebnisbericht wird automatisch erstellt und ist im Menüpunkt „Ergebnisse“ abrufbar.

Im PDF-Ergebnisbericht werden die Befragungsbausteine folgendermaßen dargestellt:

Ergebnisbericht BEISPIEL

Beachten Sie auch unsere Tipps zur Auseinandersetzung mit den Ergebnissen. Sie finden diese und weitere Unterstützungsangebote sowie hilfreiche Kontaktdaten bei „Weitere Angebote“.