FAQ

Um das Befragungsportal Schule nutzen zu können, müssen Sie sich einmalig und mit wenigen Angaben registrieren (E-Mail-Adresse, selbstgewähltes Passwort und Schulform) und in der Mail, die Sie daraufhin erhalten, die Registrierung bestätigen.

Eine Registrierung ist nur für hessische Schulleiterinnen und Schulleiter mit der dienstlichen Schulleitungsmailadresse möglich, die wie folgt aufgebaut ist: schulleitung@xxx.schulverwaltung.hessen.de.

Bei Ihrer ersten Anmeldung im Befragungsportal Schule werden Sie zudem aufgefordert, eine Kontaktperson (Name und E-Mail-Adresse) einzutragen.

Im Anschluss können Sie das Befragungsportal Schule nutzen und direkt eine Befragung anlegen.

Für alle Schulleiterinnen und Schulleiter, Schulleitungsteams und Schulleitungsmitglieder der mittleren Führungsebene mit entsprechender Funktionsstelle bieten wir übrigens auch ein Schulleitungsfeedback im Befragungsportal Feedback an. Mit dem Befragungsportal können Sie sich schnell und unkompliziert ein Feedback zum Schulleitungshandeln einholen: Informieren Sie sich hier.

Für jede Befragung, die Sie mit dem Befragungsportal Schule durchführen, wird den Befragten eine Kontaktperson Ihrer Schule genannt, an die sie sich bei Rückfragen wenden können. Dazu werden der Name und die E-Mailanschrift angezeigt.

Bei Ihrer ersten Anmeldung im Befragungsportal werden Sie aufgefordert, eine Kontaktperson einzutragen. Sie können sich entweder selbst als Kontaktperson eintragen oder eine von Ihnen beauftragte Person.

Sie können die Kontaktperson in Ihrem Schulkonto jederzeit ändern (Sie finden Ihr Schulkonto oben rechts). Bitte beachten Sie, dass die eingetragene Person jeweils in allen Befragungen als Kontaktperson angezeigt wird.

Das Befragungsportal Schule bietet hessischen Schulleiterinnen und Schulleitern die Möglichkeit, die folgenden schulischen Gruppen im Zuge der internen Evaluation zu befragen:

• Lehrkräfte
• weiteres pädagogisches Personal
• Schülerinnen und Schüler
• Eltern
• Kooperationspartnerinnen und Kooperationspartner

Dabei ist es auch möglich, jede der o.g. Befragungsgruppen in maximal drei Untergruppen (z.B. nach Schulzweigen, Jahrgangsstufen) aufzuteilen um differenzierte Ergebnisse zu erhalten. Bitte beachten Sie, dass bei der differenzierten Ergebnisdarstellung nur die Gruppen aufgeführt werden, für die mindestens fünf Rückmeldungen vorliegen.

Eine besondere Stärke des Befragungsportals Schule ist die Möglichkeit, mehrere Gruppen zu denselben Aspekten der Schule zu befragen. Immer wenn ein Baustein für mehrere Gruppen angeboten wird, dann sind die darin enthaltenen Fragen inhaltlich gleich (auch wenn sich die Formulierungen natürlich unterscheiden können). Dadurch ist es – wenn Sie die Gruppen mit EINER Befragung befragen – möglich, die Einschätzungen mehrerer Gruppen gegenüberzustellen und einen übersichtlichen Perspektivenvergleich zu erhalten.

Der Perspektivenvergleich wird im Ergebnisbericht automatisch für diejenigen Bausteine ausgewiesen, die Sie für mehrere Befragungsgruppen ausgewählt haben. Es ist nicht erforderlich, für alle Befragungsgruppen exakt dieselben Bausteine auszuwählen.

Verwenden Sie eine aktuelle Version von MacOS (aktuelle Version >= 11.0) oder Windows (>=10). Als Browser werden die aktuellen Versionen von Edge Chrome, Chrome und Firefox empfohlen. Bei Verwendung des Internet Explorers kann es zu Problemen kommen.

Wenn Sie und Ihre Schülerinnen und Schüler die Befragung am Smartphone oder Tablet ausfüllen möchten, empfehlen wir Ihnen, die aktuelle iOS Version mit einem aktuellen Safari Browser zu nutzen oder Sie verwenden eine aktuelle Android Version mit einem aktuellen Chrome Browser.

Die im Befragungsportal Schule angebotenen Befragungsbausteine haben unterschiedliche Hintergründe. Weitere Informationen finden Sie im Menüpunkt "Befragungsbausteine".

Nein. Mit der Anerkennung der Nutzungsbedingungen des Befragungsportals Schule haben Sie zugestimmt, nur Befragungen zu den Maßnahmen durchzuführen, die in Ihrem Verantwortungsbereich, also im direkten Verantwortungsbereich der Schule liegen. Daher dürfen Sie mit dem Befragungsportal Schule keine Angebote evaluieren, die z.B. von der Kommune verantwortet werden. 

Nein. Um eine Befragung anzulegen, müssen Sie aktuell mindestens einen der angebotenen Befragungsbausteine auswählen. Sobald Sie einen Befragungsbaustein ausgewählt haben, können Sie eigene Fragen hinzufügen.

Durch Anwahl eines Befragungsbausteins sind alle Items des Bausteins ausgewählt. Das Löschen einzelner Fragen ist nicht möglich. Sie können Ihre Teilnehmenden jedoch darauf aufmerksam machen, dass es bei jeder Frage die Möglichkeit gibt, die Option „kann ich nicht beurteilen“ anzukreuzen.

Nein. Sie können beim Anlegen einer neuen Befragung so lange Änderungen vornehmen, bis Sie die Befragung aktivieren.

Sobald Sie beim Anlegen einer Befragung den Button „Befragung veröffentlichen“ gewählt haben, können Sie Ihren Fragebogen nicht mehr verändern. Wenn Sie dann noch Änderungen an der Befragung vornehmen möchten, so müssen Sie eine ganz neue Befragung anlegen.

Mit dem Befragungsportal Schule ist es möglich, eine Befragungsgruppe in jeweils bis zu drei Untergruppen aufzuteilen. Diese Option kann sinnvoll sein, wenn Sie z.B. in einer großen Schule mit unterschiedlichen Zweigen differenzierte Ergebnisse der Untergruppen erhalten möchten. Sie haben theoretisch die Möglichkeit, jede der fünf Befragungsgruppen in bis zu drei Untergruppen aufzuteilen.

Die Aufteilung nehmen Sie beim Anlegen der Befragung in Schritt 3 „Mögliche Untergruppen anlegen“ vor. Wenn Sie bei diesem Schritt auf „+ Untergruppen“ klicken, können Sie die gewünschten Untergruppen definieren. Sie müssen dabei jeder Untergruppe einen eindeutigen Namen geben (mit max. 18 Zeichen) und sicherstellen, dass die Untergruppen groß genug sind, um mindestens fünf Rückmeldungen pro Untergruppe zu bekommen. Nur dann erhalten Sie differenzierte Auswertungen für die Untergruppen.

In Schritt 4 „Verteilung der Zugangsdaten auswählen“ müssen Sie für jede der gebildeten Untergruppen angeben, wie Sie die Zugangsdaten verteilen möchten und die Anzahl der vorgesehenen Teilnehmerinnen und Teilnehmer pro Untergruppe eintragen. Sie können also für unterschiedliche Untergruppen unterschiedliche Verteilungsarten wählen. Bei der Verteilung der Zugangsdaten müssen Sie darauf achten, dass die Untergruppen die passenden Zugangsdaten erhalten (die jeweilige Untergruppe steht sowohl auf der Gruppen-TAN als auch auf den TAN-Listen).

Nachdem Sie die Befragung aktiviert haben, können Sie unter „laufende Befragungen“ die Rückläufe im Blick behalten. Dabei werden Ihnen die Rückläufe getrennt für die einzelnen Untergruppen angezeigt, so dass Sie ggf. noch einmal gezielt an die Teilnahme erinnern können.

Sobald Sie die Befragung beendet haben, können Sie den Ergebnisbericht herunterladen. Im Ergebnisbericht werden sowohl die Ergebnisse der jeweiligen Befragungsgruppe insgesamt dargestellt (z.B. die Ergebnisse aller befragten Schülerinnen und Schüler) als auch die differenzierten Ergebnisse für die einzelnen, von Ihnen definierten Untergruppen (z.B. die Ergebnisse der Schülerinnen und Schüler der Jahrgangsstufen 5-7 im Vergleich zu denen der Schülerinnen und Schüler der Jahrgangsstufen 8-10).

Zur Teilnahme an Ihrer Befragung brauchen die Teilnehmenden von Ihnen einen Zugang, eine sogenannte TAN. Sie können zwischen drei Varianten wählen, wie Sie den Befragungsgruppen den Zugang übermitteln: 

1. Verteilung der Zugangsdaten (TAN) über Ausdrucke (2)

Bei dieser Variante erhalten Sie eine TAN-Liste als PDF-Datei zum Ausdrucken. Sie teilen dann an jeden Teilnehmenden eine TAN aus der Liste für den persönlichen Zugang zur Onlinebefragung aus.

2. Automatische Versendung der Zugangsdaten (TAN) via E-Mail (1)

Bei dieser Variante werden die Zugangsdaten (TAN) automatisch vom System an von Ihnen angegebene E-Mail-Adressen verschickt. Die Teilnehmenden können die Befragung dann in einer selbst gewählten Umgebung beantworten. Sie haben die Möglichkeit, über das System Erinnerungen an Befragungsteilnehmer/-innen zu verschicken. Die hier eingetragenen E-Mail-Adressen werden im Sinne der Nutzungsbedingungen ausschließlich für die Dauer der Befragung im System gespeichert.

3. Verteilung der Zugangsdaten über Gruppen-TAN (3)

Bei dieser Variante nutzen alle Teilnehmenden denselben Zugang, daher ist die Verteilung besonders einfach. Sie erhalten eine PDF-Datei zum Ausdrucken. Der Ausdruck enthält einen QR-Code (zum Abscannen für mobile Geräte mit dem Link zur Teilnahme). Sie erhalten zudem einen direkten Link zur Teilnahme an der Befragung, den Sie in eine (selbst erstellte) E-Mail an alle Teilnehmenden einfügen können. Sie haben auch die Möglichkeit den Link z.B. in Videokonferenzen im öffentlichen Chat einzustellen.

Die können für jede Befragungsgruppe und für jede Untergruppe (sofern Sie welche definiert haben) die jeweils passende Variante wählen. Innerhalb einer Befragungsgruppe bzw. Untergruppe können Sie jedoch nicht mehrere Varianten der Zugangsübermittlung kombinieren bzw. den Befragten unterschiedliche Varianten anbieten.

Ja, die Befragten können auch eigene Smartphones oder Tablets zur Teilnahme an der Befragung verwenden. Die Darstellung passt sich automatisch an das verwendete Endgerät an.

Sobald Sie die Befragung aktiviert haben, können Sie keine zusätzliche Befragungsgruppe ergänzen. Sie können in diesem Fall jedoch eine neue Befragung nur für die zusätzliche Befragungsgruppe anlegen.

Ob Sie nachträglich weitere Teilnehmerinnen und Teilnehmer zur Befragung einladen können hängt davon an, ob die Befragung noch läuft oder ob Sie die Befragung bereits beendet haben:

Solange die Befragung noch läuft, können Sie wie folgt weitere Teilnehmerinnen und Teilnehmer zur Befragung einladen:

• Die Gruppen-TAN können Sie an weitere Personen der betreffenden Befragungsgruppe weitergeben.
• Bei Nutzung des Einladungsversands per E-Mail können Sie unter „laufende Befragungen“ weitere E-Mailadressen eintragen.
• Bei Nutzung der TAN-Liste können Sie unter „laufende Befragungen“ zusätzliche TAN-Listen mit weiteren TANs erstellen und diese wie gehabt ausdrucken und verteilen.

Sobald Sie die Befragung beendet haben, ist eine Teilnahme nicht mehr möglich und Sie können auch keine weiteren Teilnehmerinnen und Teilnehmer zur Befragung einladen.

Solange die Befragung noch läuft, können Sie wie folgt vorgehen:

• Die Gruppen-TAN können Sie der Person erneut zur Verfügung stellen.
• Bei Nutzung des Einladungsversands per E-Mail können Sie unter „laufende Befragungen“ entweder eine zweite E-Mailadresse der Person ergänzen oder (an alle per E-Mail eingeladenen Personen dieser Befragungsgruppe) eine Erinnerungsmail versenden lassen.
• Bei Nutzung der TAN-Liste können Sie unter „laufende Befragungen“ eine zusätzliche TAN-Liste mit einer weiteren TAN erstellen und diese wie gehabt ausdrucken und aushändigen.

Sobald Sie die Befragung beendet haben, kann die Person nicht mehr teilnehmen.

Für diesen Fall gibt es bei jeder Frage die zusätzliche Antwortoption „Kann ich nicht beurteilen“. Es können keine Fragen ausgelassen bzw. übersprungen werden.

Sie können sich im geschützten Bereich unter „laufende Befragungen“ jederzeit über die Beteiligung an Ihrer Befragung informieren. Dort wird Ihnen angezeigt, wie viele Teilnehmerinnen und Teilnehmer der verschiedenen Befragungsgruppen sich schon an Ihren Befragungen beteiligt haben.

Die Angabe „5/19“ gibt z.B. an, dass 5 von 19 Teilnehmerinnen und Teilnehmern die Befragung bereits abgeschlossen haben. (Es kann passieren, dass sich mehr Personen an der Befragung beteiligen als vorgesehen, wenn sich z.B. bei der Gruppen-TAN-Variante doch mehr Teilnehmerinnen und Teilnehmer entscheiden, an der Befragung mitzumachen.)

Nein. Sie können die Befragung nur auswerten, wenn Sie sie gleichzeitig beenden. Aus Datenschutzgründen können Sie die Ergebnisse erst sehen, nachdem Sie die Befragung beendet haben und mindestens fünf Personen einer Befragungsgruppe teilgenommen haben.

Sie haben aber jederzeit die Möglichkeit, sich über die aktuelle Beteiligungsquote zu informieren, die Ihnen im geschützten Bereich unter „laufende Befragungen“ angezeigt wird.

Damit Sie die Befragung beenden können, müssen sich mindestens fünf Personen einer Befragungsgruppe an der Befragung beteiligt haben. Klicken Sie, nachdem diese Bedingungen erfüllt sind, unter „Laufende Befragungen“ auf „Beenden und Auswerten“.

Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie den Acrobat Reader auf Ihrem PC installiert haben. Schauen Sie im Download-Ordner Ihres Rechners nach.

Sollten Sie den Ergebnisbericht dennoch nicht herunterladen können, wenden Sie sich bitte per E-Mail unter Befragungsportal.la@kultus.hessen.de an uns.

Im PDF-Ergebnisbericht werden die Befragungsbausteine folgendermaßen dargestellt:

Nein. Sie erhalten in den Ergebnistabellen dieselben Verteilungswerte, die auch in den Ergebnisberichten zur Verfügung stehen.

Aus Gründen des Datenschutzes werden keine „vollständigen Datensätze“ mit den Einzelangaben einzelner Befragten (Rohdaten) zur Verfügung gestellt.

Das Konzept des Befragungsportals basiert darauf, dass jede Nutzerin / jeder Nutzer durch die Registrierung einen eigenen, passwortgeschützten Bereich erhält, in dem die Ergebnisse der Befragungen hinterlegt werden. Auf diesen Bereich hat nur die Person Zugriff, der die Anmeldedaten und das Passwort zugänglich sind.

Auf den Seiten des Portals finden Sie unter "Nutzungsbedingungen" und „Datenschutzerklärung“ entsprechende rechtliche Hinweise. Sie entscheiden, wem Sie die Ergebnisse zeigen.